Introduction
Logenam accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel. La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer, de manière claire, lisible et complète, les personnes qui consultent le site web de Logénam ou qui prennent contact avec la société, sur la manière dont leurs données sont traitées.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Logenam, société de logement de service public agréée par la Société wallonne du Logement sous le numéro 9100 .
Logenam s.r.l.
Siège social : Rue des Brasseurs 87/1 à 5000 Namur
Numéro d’entreprise : BE0401.401.539
téléphone 081/25.49.99 ou 081/73.27.18info@logenam.be
2. DPO
Logenam a désigné un délégué à la protection des données (DPO), chargé notamment de conseiller le responsable du traitement, de veiller au respect du RGPD et de répondre aux questions relatives au traitement des données à caractère personnel et à l’exercice des droits des personnes concernées.
Cette mission est actuellement confiée à Octogone Consulting s.r.l., joignable à l’adresse dpo.slsp@octogone-consulting.be ou par courrier adressé à Logenam, à l’attention du DPO, Rue des Brasseurs 87/1, 5000 Namur .
3. Personnes concernées
La présente politique s’applique aux personnes qui consultent le site web de Logenam, complètent un formulaire en ligne, adressent une demande de contact, transmettent un message ou des documents dans le cadre d’une candidature à l’attribution d’un logement ou dans le cadre de la gestion de leur location, proposent des fournitures ou services ou prennent contact avec Logenam à quelque titre que ce soit.
Elle vise en particulier les catégories suivantes :
- les visiteurs du site ;
- les candidats-locataires ;
- les locataires ;
- les candidats-fournisseurs dans le cadre de marchés publics ou de prises de contact précontractuelles ;
- les fournisseurs et prestataires ;
- les autres demandeurs, correspondants, représentants, mandataires ou personnes prenant contact avec Logénam.
4. Finalités du traitement
Selon la nature de la relation avec Logenam et des fonctionnalités utilisées sur le site, les données peuvent être traitées afin de répondre aux finalités suivantes :
- gérer les demandes d’information ou de contact adressées via le site ;
- traiter les messages ou documents transmis par les usagers ;
- orienter les demandes vers le service compétent ;
- gérer une candidature à un logement social, en ce compris la recevabilité du dossier, l’examen des conditions d’admission, la gestion des revenus utiles, l’édition des listes d’attribution, le suivi des décisions et, le cas échéant, le renouvellement ou la radiation d’une candidature ;
- gérer un dossier de locataire, en ce compris l’attribution du logement, les documents contractuels, les baux, les garanties locatives, le loyer, les réductions de précompte immobilier éventuelles, les états des lieux, les demandes techniques, les sinistres, le suivi social, les contentieux, les décomptes et la clôture du dossier ;
- assurer le traitement administratif et contractuel des relations avec les fournisseurs ou prestataires, notamment dans le cadre d’une demande d’offre, d’un échange précontractuel, d’un marché public, d’une commande, d’un contrat, d’une facturation, d’un suivi de prestation, d’un contentieux ou d’une obligation légale ;
- assurer la gestion des demandes introduites par d’autres personnes ou organismes, y compris les demandes administratives, techniques, juridiques ou organisationnelles ;
- respecter les obligations légales, réglementaires et administratives applicables à Logénam ;
- défendre les intérêts de Logénam en cas de litige, de contrôle ou de procédure.
5. Bases juridiques
Les traitements réalisés par Logenam reposent, selon les cas, sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique, sur le respect d’obligations légales et réglementaires, sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, sur l’intérêt légitime de Logenam à assurer la gestion de ses relations, de son site et de ses échanges, ainsi que, le cas échéant, sur le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis.
Pour les candidats-locataires et les locataires, le traitement est notamment nécessaire au respect des obligations légales et contractuelles auxquelles Logénam est soumis ainsi qu’à l’exécution d’une mission d’intérêt public en matière de logement social.
6. Catégories de données traitées
Les données traitées dépendent de la nature de la demande et de la qualité de la personne concernée. Il peut notamment s’agir des catégories suivantes :
- données d’identification, telles que nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail ;
- données relatives à la composition du ménage, à l’état civil, à la nationalité, à la situation administrative ou à la situation familiale, lorsque cela est nécessaire à la gestion d’un dossier logement ;
- numéro de registre national ou numéro d’identification de la sécurité sociale, lorsque leur traitement est légalement permis et nécessaire ;
- données professionnelles et de contact liées à une entreprise, à un fournisseur, à un candidat-fournisseur ou à un représentant ;
- données financières, comptables ou contractuelles utiles à la gestion d’un dossier, d’un bail, d’une prestation ou d’une relation administrative ;
- données techniques ou descriptives contenues dans une demande, un formulaire, une plainte, un signalement ou un échange avec Logénam ;
- le cas échéant, certaines données particulières, notamment en lien avec une situation de handicap ou de santé, lorsque ce traitement est nécessaire, proportionné et autorisé .
Logenam veille à ne traiter que les données pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies.
7. Source des données
Les données à caractère personnel proviennent en principe directement de la personne concernée lorsqu’elle complète un formulaire, transmet des documents, envoie un message ou échange avec Logenam via le site ou par un autre canal.
Dans certains cas, les données peuvent également provenir de sources authentiques publiques accessibles dans le cadre des missions d’intérêt public de Logenam, ainsi que d’informations reçues indirectement lorsqu’une personne a marqué un choix pour Logenam ou lorsqu’un dossier est transmis dans un cadre administratif ou contractuel.
8. Destinataires des données
Les données à caractère personnel ne sont communiquées qu’aux destinataires habilités et dans la mesure nécessaire au traitement du dossier ou de la demande.
Selon les cas, il peut notamment s’agir :
- des services internes de Logenam ;
- du Comité d’attribution ;
- de la Société wallonne du Logement et autres SLSP ;
- des CPAS et d’autres administrations ou services publics ;
- d’organismes d’aide sociale ;
- de prestataires de services informatiques ;
- de services postaux ;
- d’avocats, notaires, huissiers ou autres professions réglementées lorsque leur intervention est requise ;
- de partenaires ou prestataires techniques impliqués dans le traitement d’une demande ou l’exécution d’un contrat ;
- d’autorités judiciaires ou administratives lorsque la loi l’impose ou l’autorise.
Pour les fournisseurs et autres demandeurs, les données peuvent également être transmises aux services internes compétents, aux personnes chargées de l’analyse administrative, juridique, technique ou financière de la demande, ainsi qu’aux autorités ou partenaires institutionnels lorsque cela est nécessaire à la passation, à l’exécution ou au contrôle d’un dossier.
9. Durée de conservation
La durée de conservation dépend de la nature du dossier, de la qualité de la personne concernée et des obligations légales applicables.
Les données des candidats-locataires sont conservées pendant toute la durée de la candidature, puis pendant 5 ans après la radiation du dossier ou, en cas d’admission et d’acceptation d’un logement, pendant 5 ans après la fin du contrat de bail, sous réserve d’autres lois applicables.
Pour les locataires, les données sont conservées pendant 5 ans après la clôture du dossier, sous réserve de l’application d’autres lois en vigueur.
Pour les fournisseurs, candidats-fournisseurs et autres demandeurs, les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, à la gestion de la relation précontractuelle ou contractuelle, au respect des obligations légales et comptables, ainsi qu’aux délais de prescription applicables.
Les données peuvent, le cas échéant, être ensuite transférées aux Archives de l’État ou éliminées conformément aux règles légales applicables. Elles peuvent aussi être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale l’impose, lorsqu’un litige est en cours ou à des fins historiques, statistiques ou de recherche dans les limites autorisées.
10. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose, dans les limites prévues par la législation applicable, d’un droit d’accès à ses données, d’un droit de rectification, d’un droit à l’effacement dans certains cas, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies, d’un droit d’opposition pour des raisons tenant à sa situation particulière lorsque le traitement repose sur une mission d’intérêt public ou sur un intérêt légitime, ainsi que du droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter Logenam à l’adresse générale mentionnée ci-dessus.
11. Réclamation
Si une personne estime que le traitement de ses données constitue une violation du RGPD, elle peut introduire une demande d’information, de médiation ou une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, via le site https://autoriteprotectiondonnees.be.
12. Transferts hors EEE
Aucun transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers situé hors de l’Espace économique européen n’est effectué ni envisagé par Logénam.
13. Exactitude et complétude des informations
Lorsqu’une personne utilise un formulaire présent sur le site de Logénam ou adresse un mail à la société, les données demandées doivent être exactes, complètes et limitées à ce qui est nécessaire au traitement de sa demande. L’absence de certaines informations ou la transmission de données inexactes peut empêcher Logénam de traiter correctement la demande introduite.
14. Mise à jour de la politique
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte d’évolutions légales, réglementaires, organisationnelles ou techniques. La version publiée sur le site web de Logenam est celle applicable à la date de sa consultation.